domenica, ottobre 19, 2008

Inaugurazioni & Vernissages: questione di format


L'inaugurazione di un negozio, l'apertura di un nuovo show-room o la presentazione di una nuova sede aziendale sono eventi di comunicazione sempre più elaborati e ricercati.
Per questo è importante che ogni elemento della giornata sia allineato al posizionamento sul mercato del prodotto di riferimento: questo significa che se il punto vendita ha un target medio-alto e offre prodotti di fascia (e prezzo) elevati, anche il servizio di catering scelto per l'occasione dovrà offrire valori elevati per quanto riguarda la qualità dei cibi, la loro presentazione, l'eleganza del servizio e la puntualità e la cortesia con cui il personale accoglierà gli Ospiti.
Spesso il rischio è quello di un risultato non equilibrato: bellissima presentazione, ma scarsa qualità del finger food, oppure prodotti di qualità ma servizio non all'altezza. Spesso si assite a buffet bellissimi all'inizio, che poi finiscono con l'essere "saccheggiati" e, dopo mezz'ora, danno uno spettacolo piuttosto misero, con vassoi mezzi vuoti e bicchieri e flutes usati sparsi sui tavolini o sul buffet stesso. In questo caso il problema è nell'organizzazione del servizio, dato che se si programma un evento per, poniamo, 6 ore, per l'intera durata il catering dovrà provvedere a ripristinare i vassoi non completi, a sistemare il buffet in modo che risulti sempre ordinato e piacevole, e a tenere ordinata l'intera area in cui si svolge il servizio.
Soprattutto quando il cocktail viene organizzato all'interno di show room o comunque aree piuttosto grandi, il rischio è quello di disseminare tutta l'area con bicchieri, piattini e spiedini utilizzati nel cocktail.
Per evitare questo problema è bene organizzare in anticipo:
1) il posizionamento di cestini in punti strategici per gli accessori monouso (salviette, spiedini, coppette). Se l'Ospite trova il cestino a portata di mano, lo usa di sicuro. Se poi il cestino non è il classico bidone dei rifiuti, tanto meglio...
2) il posizionamento di tavolini di appoggio in prossimità dei buffet. La regola base è che sul buffet vanno sistemate bevande e pietanze, sui tavolini perimetrali, ben distaccati, gli Ospiti posizioneranno bicchieri e piattini utilizzati. Così tutto ciò che è pulito non si confonderà mai con gli accessori già utilizzati.
3) il servizio di sala dovrà essere strutturato in modo che una parte dei camerieri sia sempre dietro ai buffet, per servire gli Ospiti, ripristinare i vassoi e tenere ordinato il buffet. L'altra parte dovrà provvedere alle pulizie dei tavolini di appoggio, a raccogliere calici e flutes utilizzati dagli Ospiti con vassoi eleganti (meglio se in argento), e a sistemare in generale la zona in cui gli Ospiti si spostano.
In questo modo è possibile garantire che sia il primo Ospite della giornata che l'ultimo prima della chiusura saranno servizi allo stesso modo: in modo gentile, elegante ed impeccabile.

3 commenti:

Gianmarco ha detto...

Ho letto il vostro blog e volevo chiedervi un consiglio per organizzare l'inaugurazione di un negozio: l'agenzia di pubblicità a cui mi sono rivolto spedira circa 1000 inviti ma non ho idea di quanti saranno i partecipanti. Come posso fare per organizzarmi ed evitare di esagerare nel bene o nel male nel predisporre l'inaugurazione? Grazie!

Banqueting Manager ha detto...

Prevedere con molta precisione il numero dei partecipanti ad un'inaugurazione non è facile.
Anzitutto bisogna considerare la location dove si svolge l'inaugurazione: se è all'interno del punto vendita un buon 70%/80% dei partecipanti saranno persone invitate, mentre il 20%/30% potrebbero essere persone di passaggio attratte dalla curiosità.
Naturalmente non tutti gli invitati partecipano: per un'inaugurazione è un successo se i presenti raggiungono il 50% degli invitati.
Alcuni tipi di invito possono poi essere più attraenti di altri: se c'è in palio un premio che sarà assegnato ai presenti, o se uno degli sponsor offre un omaggio ai partecipanti, ci sarà maggiore affluenza.
Se invece l'inaugurazione è in un posto pubblico (all'esterno in una via di grande traffico, o in un centro commerciale molto affollato), la previsione è molto più incerta, perchè potrebbero essere molti i non invitati e quindi ribaltare le previsioni.
Con circa 1000 inviti, nel primo caso, potremmo considerare 300/500 partecipanti complessivamente. Nel secondo caso, il numero di ospiti potrebbe anche superare il migliaio di persone, per cui sarà ben prevedere una buona dose di scorte per far fronte a tale eventualità, oltre ad un buon numero di camerieri che possa gestire la situazione e non essere messo in difficoltà dai numeri.

marika ha detto...

Buongiorno, ho letto il vostro Blog che ho trovato molto interessante.
Mi piacerebbe avere qualche consiglio in merito all'organizzazione dell'inaugurazione del mio locale.
Si tratta di un caffè letterario, peraltro l'unico in zona che offrirà spazi espositivi, musica jazz, piccole pièce teatrali, presentazione di libri, nonchè la possibilità di fruire di prodotti enogastronomici ricercati.
Grazie mille